Özel Kalem Müdürlüğü, Rektörün belirlediği yön ve önceliklere göre faaliyet gösterir ve yazışmaların zamanında ve doğru bir şekilde ilgili birimlere iletilmesini temin eder. Bu birim, Rektörlük ile diğer üniversite birimleri arasındaki iletişimi kesintisiz bir şekilde sürdüren bir köprü işlevi görür.

Ayrıca, Rektörlük makamının işleyişini optimize etmek için günlük programları hazırlar, etkinliklerin takvimini düzenler ve Rektörün katılacağı toplantıları koordine eder. Yurtiçi ve yurtdışı resmi görevlerin organizasyonundan sorumlu olan Özel Kalem Müdürlüğü, ayrıca üniversite içindeki protokol ve temsil hizmetlerinin eksiksiz bir şekilde yerine getirilmesini sağlar.

Gerekli durumlarda, kriz anlarında hızlı çözüm üretir ve gerekli düzenlemeleri yapar, böylece Rektörlük makamının işleyişinde hiçbir aksaklık yaşanmaz.